Jak długo trzeba przechowywać dokumenty papierowe w firmie w 2026 roku

Zarządzanie dokumentacją w firmie to jedno z tych zadań, które na pierwszy rzut oka wydaje się proste, lecz w rzeczywistości obarczone jest szeregiem skomplikowanych przepisów i potencjalnymi konsekwencjami w przypadku ich naruszenia. W natłoku codziennych obowiązków łatwo przeoczyć kluczowe terminy, a to może skutkować nie tylko bałaganem w archiwum, ale przede wszystkim poważnymi sankcjami prawnymi i finansowymi.

Ten artykuł powstał, aby rozwiać Twoje wątpliwości dotyczące obowiązkowych okresów przechowywania dokumentacji papierowej w firmie w 2026 roku. Pomożemy Ci zrozumieć, jakie dokumenty musisz zachować, jak długo i od kiedy liczyć te okresy, aby Twoja firma działała zgodnie z prawem.

Dowiesz się, jak prawidłowo archiwizować akta osobowe, dokumenty płacowe, księgowe i faktury, unikając najczęstszych błędów. Przedstawimy również kluczowe przepisy prawne oraz praktyczne wskazówki, które ułatwią Ci zarządzanie archiwum i zapewnią bezpieczeństwo danych. Pamiętaj, że odpowiednie podejście do archiwizacji to inwestycja w spokój i stabilność Twojego biznesu.

Podstawowy okres przechowywania dokumentów pracowniczych

Dokumentacja pracownicza stanowi jeden z najwrażliwszych i jednocześnie najbardziej regulowanych obszarów w archiwizacji firmowej. Niewłaściwe przechowywanie lub zbyt wczesne zniszczenie tych akt może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym kar finansowych czy roszczeń ze strony byłych pracowników. Kluczowe jest rozróżnienie dwóch podstawowych typów dokumentacji: akt osobowych oraz dokumentacji płacowej.

Akta osobowe i płacowe: 10 czy 50 lat?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat. Dotyczy to jednak pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Obejmuje to zarówno akta osobowe (zawierające m.in. umowę o pracę, świadectwa pracy, oświadczenia dotyczące urlopów, zwolnień lekarskich), jak i dokumentację płacową (np. listy płac, karty wynagrodzeń).

Sytuacja komplikuje się w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Dla tej grupy pracowników standardowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi aż 50 lat od daty zakończenia zatrudnienia. Jest to szczególnie ważne, ponieważ dotyczy bardzo licznej grupy zatrudnionych i wymaga ścisłego przestrzegania, aby w przyszłości móc odtworzyć historię ubezpieczeniową tych osób, np. na potrzeby emerytalno-rentowe.

Skrócenie okresu przechowywania i najczęstsze błędy

Istnieje jednak możliwość skrócenia 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018. Warunkiem jest złożenie przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (tzw. druki RP-7 lub ZUS RIA), a następnie faktyczne przekazanie tych dokumentów za wszystkich ubezpieczonych. Po spełnieniu tych formalności okres archiwizacji może zostać skrócony do wspominanych 10 lat. ZUS ma tutaj kluczową rolę, dlatego warto regularnie weryfikować komunikaty tej instytucji.

Jednymi z najpoważniejszych błędów, jakie popełniają firmy, jest zbyt wczesne niszczenie dokumentacji pracowniczej bez zachowania odpowiednich okresów lub bez właściwej ewidencji ruchu akt. Brak precyzyjnego systemu ewidencjonowania, kiedy dany dokument został utworzony, kiedy zakończył się stosunek pracy i kiedy upływa termin archiwizacji, prowadzi do chaosu i naraża firmę na kary. Każde działanie związane z aktami osobowymi, w tym ich przekazanie, zniszczenie czy udostępnienie, musi być skrupulatnie odnotowane i udokumentowane.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych i rachunkowości

Dokumentacja księgowa i rachunkowa stanowi krwiobieg każdej firmy, odzwierciedlając jej kondycję finansową i operacyjną. Prawidłowe przechowywanie faktur, ksiąg rachunkowych, dowodów wpłat i wypłat oraz innych dokumentów finansowych jest nie tylko kwestią dobrej praktyki, ale przede wszystkim ustawowym obowiązkiem, mającym na celu zapewnienie przejrzystości i możliwości kontroli skarbowej.

Zgodnie z polskimi przepisami, w tym z Ustawą o rachunkowości oraz Ordynacją podatkową, podstawowy okres przechowywania większości dokumentów księgowych wynosi 5 lat. Kluczowe jest zrozumienie, jak ten okres jest liczony. Termin ten rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub w którym dokumenty te dotyczyły konkretnego rozliczenia. Oznacza to, że faktura wystawiona w styczniu 2023 roku, za którą podatek rozliczono w 2023 roku, musi być przechowywana co najmniej do końca 2028 roku.

Do tej kategorii zaliczamy szeroki zakres dokumentów, takich jak:

Księgi rachunkowe (dzienniki, księgi główne, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald),
Dowody księgowe (faktury VAT, rachunki, dowody wpłat i wypłat, dokumenty magazynowe),
Dokumenty inwentaryzacyjne,
Sprawozdania finansowe.

Zasady archiwizacji i pułapki

Skuteczna archiwizacja dokumentów księgowych wymaga stworzenia spójnego systemu. Obejmuje to nie tylko fizyczne uporządkowanie akt, ale także cyfrowe kopie (o ile są dozwolone i odpowiednio zabezpieczone). Ważne jest, aby każdy dokument był jednoznacznie przyporządkowany do właściwego roku obrotowego i okresu rozliczeniowego. To pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji w przypadku kontroli lub audytu.

Niestety, w praktyce firmy często popełniają błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje. Jednym z nich jest nieprzyporządkowanie dokumentów do właściwego roku rozliczeniowego, co utrudnia ich identyfikację i dowodzi braku ładu w archiwum. Inną powszechną pułapką jest utrata oryginałów faktur czy innych dowodów księgowych, które są niezbędne do udowodnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych. Nawet jeśli posiadasz skany, oryginały mają często decydujące znaczenie, chyba że przepisy jasno stanowią inaczej. Równie groźny jest brak kopii zapasowych ważnych dokumentów (np. w przypadku pożaru czy zalania archiwum), co może doprowadzić do całkowitej utraty danych i niemożności udokumentowania działalności firmy.

Pamiętaj, że nawet po upływie minimalnego okresu przechowywania, niektóre dokumenty księgowe mogą być potrzebne do wewnętrznych celów firmy, np. do analizy historycznych danych finansowych. Decyzja o zniszczeniu dokumentów zawsze powinna być poprzedzona dokładną weryfikacją i zgodna z wewnętrznymi procedurami oraz przepisami prawa.

Jak liczyć okres archiwizacji – od kiedy zaczyna się liczenie

Precyzyjne określenie początku biegu terminu archiwizacji jest kluczowe dla uniknięcia błędów i zapewnienia zgodności z przepisami. Różne typy dokumentów mają odmienne momenty rozpoczęcia liczenia okresu, co często prowadzi do pomyłek. Zrozumienie tych niuansów jest fundamentem prawidłowego zarządzania archiwum.

Generalna zasada dla większości dokumentacji finansowej i księgowej mówi, że okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku związany z danym dokumentem lub w którym dokument dotyczył konkretnego rozliczenia podatkowego. Przykładowo, dokumentacja dotycząca rozliczeń za rok 2023, dla której termin płatności podatku upłynął w 2024 roku, będzie musiała być przechowywana do końca 2029 roku (5 lat od końca 2024).

W przypadku dokumentacji pracowniczej, termin liczenia jest nieco inny. Dla akt osobowych i dokumentacji płacowej pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, okres 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że jeśli pracownik zakończył pracę w marcu 2023 roku, to 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji rozpoczyna się 1 stycznia 2024 roku i zakończy się 31 grudnia 2033 roku.

Dla przypomnienia, w przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, 50-letni okres liczy się od daty zakończenia stosunku pracy, chyba że pracodawca skorzystał z możliwości skrócenia tego terminu poprzez złożenie raportów informacyjnych do ZUS. To ważne rozróżnienie, które wymusza szczególną uwagę na datę zatrudnienia i rodzaj dokumentacji.

Poniżej przedstawiamy tabelę podsumowującą kluczowe zasady liczenia okresów archiwizacji:

Rodzaj dokumentu	Okres przechowywania	Od kiedy liczymy?
Akta osobowe (zatrudnieni po 31.12.2018)	10 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Akta osobowe (zatrudnieni 1999-2018)	50 lat	Od daty zakończenia stosunku pracy (możliwość skrócenia do 10 lat po złożeniu ZUS RIA).
Dokumentacja płacowa	10/50 lat (jak akta osobowe)	Jak akta osobowe – w zależności od daty zatrudnienia.
Księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe	5 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku za dany rok obrotowy.
Dowody księgowe (faktury, rachunki)	5 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku związanego z tymi dokumentami.

Pamiętaj, że zawsze warto weryfikować te terminy z aktualnymi przepisami, gdyż prawo może ulegać zmianom. W przypadku wątpliwości zawsze skonsultuj się z doradcą prawnym lub księgowym.

Kiedy można zniszczyć dokumenty w 2026 roku?

Decyzja o zniszczeniu dokumentów to ostatni, ale równie ważny etap w cyklu życia firmowej dokumentacji. Musi być ona podjęta z pełną świadomością i odpowiedzialnością, po upływie wszystkich obowiązujących okresów przechowywania. Niewłaściwe pozbycie się akt, nawet po wielu latach, może nadal skutkować konsekwencjami prawnymi.

W 2026 roku możemy rozważyć zniszczenie dokumentów, które spełniają następujące kryteria:

Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku: Będzie można zniszczyć dokumenty tych pracowników, których stosunek pracy rozwiązał się w 2015 lub wcześniej, ponieważ wtedy upłynie wymagany 10-letni okres (liczony od końca roku rozwiązania stosunku pracy). Przykładowo, jeśli stosunek pracy ustał w 2015 roku, okres 10 lat upłynie z końcem 2025 roku, co oznacza, że w 2026 roku dokumenty te można zniszczyć.
Dokumentacja pracownicza (50 lat): Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, którzy nie byli objęci procedurą skracającą okres przechowywania, w 2026 roku nadal obowiązuje 50-letni termin. Jeśli pracownik zakończył zatrudnienie np. w 1999 roku, jego dokumenty będzie można zniszczyć dopiero po upływie 50 lat, czyli w 2049 roku. Wyjątkiem są te, dla których ZUS otrzymał już niezbędne raporty – wtedy również obowiązuje termin 10-letni.
Dokumenty księgowe i faktury: W 2026 roku będzie można zniszczyć dokumenty księgowe, faktury oraz inne dowody księgowe dotyczące roku obrotowego 2020 (lub lat wcześniejszych), o ile termin zapłaty podatku upłynął w 2021 roku (5 lat od końca roku kalendarzowego 2021). Zawsze upewnij się, że nie ma żadnych zawisłych spraw podatkowych czy kontroli, które wymagałyby dalszego przechowywania tych akt.

Pamiętaj, że zniszczenie dokumentacji powinno odbywać się w sposób zapewniający pełną poufność danych. Oznacza to wykorzystanie profesjonalnych niszczarek lub firm specjalizujących się w bezpiecznym niszczeniu akt, a także sporządzenie protokołu zniszczenia. Ignorowanie przepisów o przechowywaniu dokumentacji może skutkować wysokimi karami finansowymi, nakładanymi przez organy kontrolne (PIP, ZUS, US), a także odpowiedzialnością karną za fałszowanie dokumentacji lub jej zniszczenie przed upływem wymaganego terminu. Zawsze warto zachować ostrożność i w razie wątpliwości skonsultować się z ekspertem.

Najczęstsze błędy przy archiwizacji i niszczeniu

Nawet najlepsze intencje i podstawowa wiedza o terminach archiwizacji nie zawsze chronią przed pomyłkami. W praktyce zarządzania dokumentacją papierową w firmie, istnieje kilka powtarzających się błędów, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych lub operacyjnych. Ich świadomość to pierwszy krok do stworzenia skutecznego i bezpiecznego systemu archiwizacji.

Oto najczęstsze pułapki, na które należy uważać:

• Niszczenie dokumentów bez ewidencji i protokołu. To fundamentalny błąd. Każde zniszczenie dokumentu, zwłaszcza tych o kluczowym znaczeniu, musi być udokumentowane. Protokół zniszczenia powinien zawierać datę, wykaz zniszczonych dokumentów (np. nazwa, rok, sygnatura), podstawę prawną zniszczenia (np. upływ okresu archiwizacji) oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Brak takiego protokołu uniemożliwia udowodnienie legalności działania i może być traktowany jako umyślne pozbycie się dowodów.
• Brak aktualnej ewidencji akt w archiwum. Chaos w archiwum to prosta droga do utraty kontroli nad dokumentacją. Bez aktualnego spisu treści, zorganizowanych teczek, etykiet i systemu oznaczania, niemożliwe jest szybkie odnalezienie dokumentów ani monitorowanie ich terminów przechowywania. Niekiedy firmy posiadają ewidencję, ale jest ona niekompletna lub nieaktualizowana, co w praktyce prowadzi do tych samych problemów.
• Mieszanie okresów archiwizacji. Jednym z najtrudniejszych aspektów jest odróżnienie dokumentów 10-letnich od 50-letnich (w przypadku pracowników) oraz 5-letnich (księgowych) od innych. Niewłaściwe przyporządkowanie dokumentów do danej kategorii lub przyjęcie jednego, uśrednionego terminu dla wszystkich akt, prowadzi do zbyt wczesnego zniszczenia jednych, a niepotrzebnego przechowywania innych.
• Nieutrwalanie decyzji zarządczych. Decyzje dotyczące polityki archiwizacyjnej, odpowiedzialności za dokumentację, terminów jej przekazywania czy niszczenia, powinny być sformalizowane. Brak wewnętrznych regulaminów, procedur czy pisemnych decyzji zarządu sprawia, że proces jest arbitralny i trudny do weryfikacji w przypadku kontroli.
• Nieuwzględnianie specyfiki dokumentów z lat 1999-2018. Okres ten jest „pułapką” dla wielu firm ze względu na wydłużony do 50 lat obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pominięcie tego niuansu lub brak podjęcia działań w celu skrócenia tego okresu przez zgłoszenie do ZUS, prowadzi do gromadzenia ogromnych ilości dokumentów, które w innym przypadku mogłyby być zniszczone po 10 latach.

Unikanie tych błędów wymaga systematyczności, dokładności i regularnych szkoleń pracowników odpowiedzialnych za archiwizację. To inwestycja w bezpieczeństwo prawne i operacyjne firmy.

Przepisy i odpowiedzialność pracodawcy

Obowiązek przechowywania dokumentacji papierowej w firmie nie jest kwestią dobrej woli, lecz wynika wprost z szeregu przepisów prawnych. Ich znajomość jest niezbędna dla każdego pracodawcy, aby uniknąć poważnych konsekwencji. Odpowiedzialność za naruszenia może być zarówno finansowa, jak i karna.

Kluczowe akty prawne regulujące obowiązki archiwizacyjne to:

Kodeks pracy: Określa zasady dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. To właśnie z Kodeksu pracy wynikają 10-letnie i 50-letnie okresy archiwizacji, a także szczegółowe wymagania dotyczące formy i treści dokumentów. Naruszenie tych przepisów może skutkować karami finansowymi nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy.
Ustawa o rachunkowości: Jest podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych oraz archiwizacji dokumentów księgowych. To ta ustawa wprowadza 5-letni okres przechowywania dla większości dokumentacji finansowej i definiuje, co wchodzi w skład dokumentacji obligatoryjnej, którą firma musi przechowywać. Nieprzestrzeganie jej zapisów może prowadzić do odpowiedzialności karnej, zwłaszcza w kontekście fałszowania lub ukrywania dokumentacji.
Art. 70 Ordynacji podatkowej: Ten przepis jest kluczowy w kontekście archiwizacji dokumentów podatkowych. Zgodnie z nim zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że wszystkie dokumenty (faktury, księgi, deklaracje) niezbędne do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych muszą być przechowywane przez ten okres. Przedawnienie nie następuje, jeśli np. trwa postępowanie podatkowe, kontrola celno-skarbowa lub są zawieszone inne terminy.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych: Zawiera przepisy dotyczące dokumentacji niezbędnej do ustalania praw do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, w tym okresów przechowywania dokumentacji płacowej, która służy do naliczania składek i ustalania wysokości emerytur i rent.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie tych przepisów jest szeroka. Może obejmować:

Kary grzywny: Za brak prowadzenia lub niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, księgowej czy podatkowej.
Odpowiedzialność karna: W przypadku celowego fałszowania, niszczenia lub ukrywania dokumentacji, zwłaszcza w kontekście przestępstw skarbowych.
Odpowiedzialność cywilna: Wobec pracowników lub kontrahentów, którzy ponieśli szkodę w wyniku niewłaściwego zarządzania dokumentacją (np. brak możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia).

Dlatego też, każda firma powinna posiadać jasno określone procedury archiwizacyjne, regularnie szkolić pracowników oraz na bieżąco monitorować zmiany w przepisach prawnych. To jedyna droga do zbudowania systemu odpornego na kontrole i zapewniającego spokój prawny.

Narzędzia i praktyczne wskazówki do zarządzania archiwum papierowym

Skuteczne zarządzanie archiwum papierowym, mimo postępującej cyfryzacji, wciąż pozostaje wyzwaniem dla wielu firm. Właściwa organizacja nie tylko ułatwia życie w codziennej pracy, ale przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo dokumentów i zgodność z przepisami prawa. Oto praktyczne wskazówki i narzędzia, które pomogą Ci zapanować nad papierowym chaosem.

Systematyzacja i oznakowanie

Kluczem do efektywnego archiwum jest porządek. Rozpocznij od segregacji akt według typów (pracownicze, księgowe, handlowe), lat obrotowych lub konkretnych projektów. Następnie stwórz systemy katalogowe, które będą logicznie grupować dokumenty. Możesz wykorzystać segregatory, pudła archiwizacyjne lub teczki, przypisując każdemu z nich unikalny numer lub kod.

Niezwykle ważne jest również stosowanie etykiet. Każdy segregator, teczka czy pudełko powinno być wyraźnie oznaczone. Etykieta powinna zawierać kluczowe informacje, takie jak: rodzaj dokumentacji, rok, okres, którego dotyczy, oraz najważniejsze – datę, do której należy przechowywać dokumenty (lub datę, po której można je zniszczyć). To ułatwi bieżącą kontrolę i planowanie prac archiwizacyjnych.

Technologie wspierające i bezpieczeństwo

Mimo że artykuł koncentruje się na dokumentacji papierowej, warto pomyśleć o wsparciu cyfrowym. Skanowanie kluczowych dokumentów może stanowić doskonałe zabezpieczenie w przypadku uszkodzenia lub zaginięcia oryginałów. Pamiętaj jednak, że skany nie zawsze zastępują oryginały prawnie, dlatego zawsze weryfikuj, czy dany typ dokumentu wymaga papierowego pierwowzoru. Skanowanie ułatwia również szybkie wyszukiwanie informacji.

Bezpieczne przechowywanie to podstawa. Dokumenty muszą być przechowywane w miejscu chronionym przed wilgocią, kurzem, szkodnikami, a także dostępem osób nieuprawnionych. Profesjonalne regały archiwizacyjne, szafy ognioodporne (dla najcenniejszych akt) oraz odpowiednie warunki klimatyczne to inwestycja w trwałość i bezpieczeństwo danych. Warto również rozważyć systemy kontroli dostępu do pomieszczeń archiwum.

Regularne przeglądy i weryfikacja

Archiwum nie jest statyczne. Musi być regularnie aktualizowane i weryfikowane. Regularne przeglądy dokumentacji pozwalają na:

Usunięcie dokumentów, których okres przechowywania minął.
Sprawdzenie stanu fizycznego akt.
Weryfikację zgodności z aktualnymi przepisami.

Warto raz do roku, np. na początku nowego roku kalendarzowego, poświęcić czas na przegląd i porządkowanie archiwum. Takie działanie minimalizuje ryzyko błędów i utrzymuje archiwum w należytym porządku. Stworzenie wewnętrznej polityki archiwizacyjnej, która określi zasady i harmonogramy, będzie kluczowym elementem efektywnego zarządzania.

Różnice w zależności od typu dokumentu: akta osobowe, księgowe i faktury

Chociaż wszystkie dokumenty firmowe wymagają starannej archiwizacji, kluczowe jest zrozumienie, że okresy ich przechowywania znacząco się różnią w zależności od ich charakteru i funkcji. Niewłaściwe rozróżnienie tych terminów jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów podczas kontroli.

Akta osobowe: Złożoność prawna

Akta osobowe są najbardziej skomplikowaną kategorią pod względem okresów przechowywania. Jak już wspomniano, należy rozróżnić dwie główne grupy:

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku: Dla nich obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji (zarówno akt osobowych, jak i płacowych) wynosi 10 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. To spore uproszczenie w porównaniu do wcześniejszych przepisów.
Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku: W tym przypadku standardowy okres archiwizacji to aż 50 lat, licząc od daty zakończenia stosunku pracy. Jest to termin niezbędny do odtworzenia podstawy wymiaru emerytur i rent. Istnieje jednak możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych (ZUS RIA). Ta procedura wymaga staranności i terminowości.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku: Dla nich obowiązuje nadal 50-letni okres przechowywania dokumentacji.

Zróżnicowanie to oznacza, że w jednym archiwum możesz mieć teczki pracowników objętych 10-letnim terminem, obok tych wymagających przechowywania przez pół wieku. To wymaga precyzyjnej segregacji i oznaczeń.

Księgowe i faktury: Jednolity, krótszy termin

W przeciwieństwie do akt osobowych, dokumentacja księgowa i podatkowa (w tym faktury, księgi rachunkowe, dowody księgowe) objęta jest znacznie bardziej jednolitym i krótszym terminem. Generalnie, dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok obrotowy.

Oznacza to, że faktury i inne dokumenty finansowe za dany rok rozliczeniowy (np. 2021) będą musiały być przechowywane do końca 2026 roku. Po tym terminie, o ile nie ma innych przeszkód (np. trwającej kontroli skarbowej, nierozliczonego zobowiązania), można je bezpiecznie zniszczyć. Ważne jest, aby pamiętać, że ten 5-letni okres obejmuje całą dokumentację niezbędną do udowodnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych i finansowych firmy.

Podsumowując, kluczem do prawidłowej archiwizacji jest zrozumienie, że nie ma jednej „uniwersalnej” zasady. Należy każdorazowo weryfikować rodzaj dokumentu, datę zatrudnienia pracownika (w przypadku akt osobowych) oraz rok, którego dotyczy rozliczenie finansowe. To pozwoli na efektywne i zgodne z prawem zarządzanie całym firmowym archiwum.